Het weblog voor slimmer werken en moeiteloos leven, Lifehacking.nl, hou ik al weer zo’n 6 jaar draaiende. Dat doe ik gelukkig niet alleen. Met een groeiende groep auteurs publiceren we dagelijks slimme tips, handige shortcuts en mentale spiekbriefjes om jouw leven wat makkelijker te maken. Ik doe graag eens uit de doeken hoe we dat doen.

Het team

Eerst de contouren scheppen hoe het team van Lifehacking is opgebouwd. Ik ben hoofdredacteur en eindverantwoordelijke voor alles wat op de site staat. Freerk Terpstra doet de eindredactie en zorgt dat alles op tijd wordt gepubliceerd. Zowel op de site als op onze digitale kanalen. Daarnaast hebben we een groep van gemiddeld 20 auteurs die periodiek publiceren. Die groep wisselt ongeveer per half jaar. Er komen nieuwe namen bij en oudgedienden haken af. Er is wel een groep van 8 – 10 auteurs die al langere tijd bij ons schrijft. Op dit moment werken we aan een nieuwe site, ontworpen door Studio Polkadot en Brilliant Bastards. Daarnaast is For Site Media verantwoordelijk voor de bouw en het beheer van de site. Tenslotte hebben we Geert Booster, hij houdt op de achtergrond een oogje in het zeil bij de server.

Communicatie

De afgelopen jaren gebruikten we Basecamp van 37Signals om met elkaar van gedachten te wisselen over artikelen, richting, verdelen van taken en andere onderwerpen die je als groep bespreekt. Maar ik merkte na verloop van tijd dat de dynamiek verloren raakte, Minder reacties op elkaar, minder frisse initiatieven. Dat was rond de tijd dat Google+ met de communities kwam. Ik besloot de boel over te hevelen naar Google+. We zitten daar nu met 28 leden in een privé community, dus alleen toegankelijk op uitnodiging. Ik moet zeggen dat dit veel beter werkt. Ik merk dat er meer interactie tussen auteurs onderling is en dat we sneller kunnen schakelen. Vermoedelijk heeft dit te maken met de betere integratie van G+ op de diverse domeinen (mail, search, mobiel) waardoor je al snel ziet of er een notificatie voor je is. Sporadisch is er nog wat 1 op 1 contact via e-mail, maar het meeste gebeurt nu via Google+.

“Een besloten Google+ community brengt weer dynamiek bij de auteurs”

Schrijven

De site draait op WordPress. Iedereen heeft gewoon toegang tot de site en kan zijn artikelen klaarzetten. Er zijn een paar auteurs met publicatierechten, maar de regel is dat alles via de contentkalender loopt die we in WordPress hebben. Dit is de WordPress Editorial Calender plugin die we iets hebben getweakt om de juiste artikelen zichtbaar te krijgen. Binnen Evernote Business hebben we een aparte notitie met schrijfafspraken zoals aanspreekvorm, gebruik van illustraties en linken naar andere sites.
We hebben de mogelijkheid om artikelen al vooraf te bekijken via de Public Post Preview. Deze plugin geeft je de mogelijkheid om een artikel al te laten zien voordat hij wordt gepubliceerd. Dit is met name handig voor sponsored content, zo kunnen we de adverteerder al live mee laten kijken naar het eindproduct voor het online gaat.

Samenwerken

Sinds een paar weken zijn we gestart met Evernote Business voor een deel van de auteurs. Met name de groep die al wat langer schrijft en op dit moment actief is, heeft toegang tot het zakelijk platform van Evernote. Hier zijn we nog zoekende naar manieren om samen te werken. Specifiek zijn er nu al notitieboeken voor het schrijven van sponsored posts voor adverteerders (Lifehacking als contenthuis) en een notitieboek met how-to’s voor het maken van e-books (Lifehacking als uitgever). Tevens is hier een notitieboek met grafisch materiaal zoals logo, fonts en schrijfafspraken.

Conclusie

Het team van Lifehacking is in de afgelopen 6 jaar nog nooit in zijn volledigheid samen in één kamer geweest. Met name door de geografische verspreiding én omdat al onze auteurs vaak eigen ondernemers zijn. Dat maakt het lastig om de agenda’s op elkaar af te stemmen. Maar met gebruik van Google+ en Evernote Business kunnen we goed werk met elkaar afstemmen, weten we wie waar mee bezig is en bouwen we een archief van materiaal op. Omdat vrijwel alle schrijvers bekend zijn met webdiensten is de introductie van een online service geen probleem. Natuurlijk heeft iedereen zijn voorkeur en is het soms even overschakelen. Maar de mindset dat je beter online met elkaar kunt samenwerken dan via email of documentsystemen, die is bij iedereen aanwezig.

“ Alle auteurs hebben de mindset dat online samenwerking beter is dan via email”

Ik zou nog wel graag beter met de contentkalender werken en beter artikelen vooraf plannen. Bijvoorbeeld rondom feestdagen, speciale evenementen of als we een specifieke serie willen doen. Door het wat vrijwillige karakter van Lifehacking is dat soms een uitdaging. Tips hoe dit op te pakken zijn meer dan welkom!