De tijd dat elke directeur automatisch beschikt over een fulltime secretaresse is voorbij. Dat heeft een aantal redenen. Techniek heeft een aantal taken overgenomen en directeuren zijn vaak veel mobieler geworden. Headroom biedt een oplossing. Personal Assistent (PA) services op afstand die je per uur betaalt. 

“Een persoonlijke secretaresse past niet meer persé, want de wereld is heel erg veranderd. We nemen soms nog steeds de dag en werkzaamheden door maar dan per telefoon, Google Hangout of Slack. Wij doen dat op afstand omdat de ondernemer van nu heel veel reist. Hij of zij is veel onderweg, heeft misschien verschillende bedrijven en heeft vaak ook niet meer één vaste werkplek”, aldus Kristel Kuit, founder van Headroom.

Wanneer een ondernemer behoefte heeft aan ondersteuning, dan laat hij dat weten. Na een intakegesprek waarin besproken wordt welke doelen een ondernemer heeft en hoe de ideale werkwek eruit zou zien, gaan de PA’s van Headroom aan de slag. Een ondernemer krijgt een vaste PA toegewezen, maar in het geval van van vakantie of ziekte kan die worden vervangen. Hierdoor krijg je altijd de ondersteuning die je wenst. “Headroom is  wat dat betreft  best wel bijzonder. Je kunt doorgroeien van junior naar mid level en naar senior. Het is ook een PA familie waarmee je kunt sparren. We bieden daarnaast een continu service aan: er is geen ziekte, geen vakantie, jij wordt als ondernemer altijd geholpen. Dus je werkt als PA ook echt als een team van 2 of 3 collega’s, dat maakt het uniek en ook heel erg leuk.”

“Niet in de ogen kijken ”

Sommige mensen hebben misschien moeite met het feit dat ze hun secretaresse niet dagelijks in de ogen kunnen kijken, maar volgens Kuit geldt dat niet voor moderne ondernemers. “Wij zijn opgegroeid met Slack of Google Hangouts. Daarmee kunnen we datzelfde gevoel hebben. Onze klanten zijn mensen van Bloomon, WeTransfer, Booking.com. Dat zijn vaak ondernemers die niet eerder met een assistent hebben gewerkt omdat een traditionele secretaresse niet paste. Toen Headroom op de markt kwam, dachten ze: dat is fijn, want ik ben er als ondernemer zelf niet heel vaak om jou in de ogen te kunnen kijken.”

Het is wel belangrijk dat je iemand vindt die goed bij je past. “Elke ondernemer is verschillend en persoonlijke voorkeuren zijn heel belangrijk. Dus op het moment dat je bij ons start dan bespreken we met de assistent die jou gaat helpen wat iemand voor je gaat doen: inbox beheer, agendabeheer, stukje administratie, notuleren van belangrijke besprekingen, reizen, privé regelklusjes.”

Met name dat inbox beheer is een taak die veel ondernemers niet graag aan de vaste secretaresse van de zaak overdragen. “Die box geeft altijd heel veel stress. Die geef je niet zo snel uit handen aan iemand die bij jou op kantoor zit, omdat die ook andere belangen kan hebben. Mogelijk is zo iemand bevriend is met je compagnon waar je ruzie mee hebt. Daarom kiezen ondernemers voor Headroom. Bij ons voelen ze zich vrijer om die inbox uit handen te geven. Net als privézaken.”

“Mannelijk PA’s zijn een uitzondering ”

Op dit moment bestaat het team van Headroom uit 20 mensen. Daar zit slecht 1 mannelijke PA bij. “Met Headroom hebben we 2 missies. Eén is het zo makkelijke mogelijk maken voor ondernemers om te werken met een assistant, want dat maakt je succesvoller en gelukkiger als ondernemer. Onze tweede missie is laten zien wat een mooi vak het is. Het is echt een vak. Er is een groeiend tekort aan secretaresses. Ik wil wil dat stoffige imago afschudden: je werkt met de meest interessante mensen van het bedrijf, geen dag is hetzelfde, het is enorm divers, het is een hele goede leerschool om uit te vinden wat je uiteindelijk wilt en je bouwt een heel goed netwerk op. We hebben 2 mannen: een CFO en een PA. Ik vind dat jammer. Ik geloof heel erg in diversiteit. En hoe belangrijk dat is voor je bedrijfscultuur. Je hebt mannelijke en vrouwelijke energie nodig.”

Je betaalt bij Headtoom per gewerkte uren, wat voor anderhalve dag per week neerkomt op zo’n 950 euro per maand. Lijkt misschien veel geld, maar het biedt ondernemers de kans om zich volledig te richten op datgene waar ze goed in zijn. “Doordat ze dat doen groeien ze ook sneller. Wij hebben een goede klant bij Booking, die belde me na twee weken op en zei toen: ik heb oprecht spijt dat ik dit niet eerder heb gedaan tijdens mijn Booking periode. Dat is waar we het echt voor doen en waar wij energie van krijgen.”

Headroom heeft op dit moment slechts één vestiging, in Amsterdam. Als het aan Kuit ligt blijft het daar niet bij. “Mijn droom is een Headroom hub in Europa, 1 in de UK en 1 in de US. Wanneer je dan in LA zit dan werk je met een Headroom assistant in LA.”

(Een verslag van @daalder)

De afleveringen van Top Names zijn via Soundcloud en iTunes als podcast beschikbaar dankzij sponsoring van  Merchandise.